Beschaffungsprozesse umfassen die Transaktion und die Bewegung von Materialien zwischen Lieferanten und Käufern, in der Regel vom Lager des Lieferanten zum Lager oder zur Fabrik des Käufers. Der gesamte Prozess der Beschaffung, des Einkaufs und der Verlagerung dieser Materialien wird als Beschaffungsprozess bezeichnet. Häufig werden die Begriffe Beschaffung und Einkauf synonym verwendet, da der Einkauf der erste Schritt des Beschaffungsprozesses ist.
Die Beschaffung ist jedoch nur ein Aspekt der Beschaffung. Genauer gesagt geht es bei der Beschaffung um die Auswahl eines Lieferanten oder Anbieters von Rohstoffen unter Berücksichtigung des Herkunftslandes, der Preisgestaltung und der Vertragsbedingungen. Sobald diese Details geklärt sind, beginnt der Rest des Beschaffungsprozesses. Dazu gehören die Bestellung bei den Lieferanten und der Transport der Waren zum Werk.
Die Aufgabe des Beschaffungsteams besteht darin, dafür zu sorgen, dass die richtigen Waren in der richtigen Menge und Qualität bestellt werden und dass die Transportaufgaben effizient koordiniert werden.
Nachdem ein Lieferant gefunden wurde, der alle Anforderungen erfüllt, arbeitet das Team mit dem Lieferanten zusammen, um sicherzustellen, dass die Lieferung ordnungsgemäß abgewickelt wird. Diese Zusammenarbeit ist von grundlegender Bedeutung für die Aufrechterhaltung eines reibungslosen und effektiven Beschaffungsprozesses, der letztendlich die gesamte Lieferkette unterstützt.
Die Rolle der Beschaffung in der Lieferkette
Moderne Beschaffungsprozesse berühren fast jeden Aspekt eines Unternehmens, vom Finanzwesen über das Lieferkettenmanagement bis hin zu Produktion und Vertrieb. Wenn es zu Verzögerungen kommt oder Materialien nicht rechtzeitig ankommen, hat dies Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen.
Deshalb müssen wir, bevor wir uns mit modernen Beschaffungsprozessen befassen, zunächst einen Schritt zurückgehen, um zu verstehen, welche Rolle das Lieferkettenmanagement in der Beschaffung spielt.
Betrachtet man die grundlegenden Elemente der Lieferkette, so beginnt sie mit dem Bedarf an Rohstoffen. Nach der Identifizierung des Bestsellers werden die Rohstoffe zum Käufer transportiert, der sie in Fertigprodukte umwandelt, die an andere Hersteller oder Endverbraucher verkauft werden.
Nehmen wir zum Beispiel die Kunststoffproduktion. Ein Erdölunternehmen fördert Öl und leitet es an eine Raffinerie weiter. Nach der Trennung werden die Materialien an eine Anlage zur Polymerisation. Ein Hersteller kauft dann das Kunststoffgranulat, um daraus Produkte wie Wasserflaschen oder Handyhüllen herzustellen. Das Endunternehmen verkauft diese Produkte an den Endverbraucher, z. B. an Lebensmittelgeschäfte oder Online-Händler.
Die Koordinierung zwischen den verschiedenen Unternehmen in der Lieferkette kann komplex sein, insbesondere bei der Steuerung der Nachfrage. Supply-Chain-Manager antizipieren oft die Nachfrage und produzieren Materialien vor, z. B. zu Weihnachten oder für saisonale Produkte, um sicherzustellen, dass die Produktion dem Marktbedarf entspricht.
Hier kommt die Beschaffung ins Spiel.
Die Beziehung zwischen Logistik und Beschaffung
Die Beschaffung überschneidet sich nicht nur mit der Lieferkette, sondern auch mit der Logistik, die sowohl den Transport als auch die Lagerhaltung umfasst.
Um sicherzugehen, dass wir auf derselben Seite stehen, sollten wir auch klarstellen, dass es bei der Logistik nicht nur darum geht, Waren von A nach B zu transportieren, sondern auch darum, zu entscheiden, ob die Waren in einem Lager gelagert oder an einen anderen Ort gebracht werden sollen. Diese allgemeinere Aufgabe stellt sicher, dass die Waren während ihrer gesamten Reise effizient verwaltet werden.
Viele Menschen glauben fälschlicherweise, dass es bei der Logistik nur um den Transport geht und übersehen dabei die Komponente der Lagerhaltung. Logistikteams spielen jedoch auch eine Rolle bei der Ermittlung der besten Lagerlösungen auf der Grundlage von Faktoren wie verfügbarem Platz und Nachfrage. Sie sorgen dafür, dass die Waren so gelagert oder bewegt werden, dass sie den Geschäftsanforderungen am besten entsprechen.
Wie bereits erwähnt, spielt die Beschaffung eine wichtige Rolle in den logistischen Prozessen, indem sie Waren von den Lieferanten kauft und deren Transport zu und von den Lagern koordiniert.
Das Logistikteam spielt eine ähnliche Rolle, da es den endgültigen Bestimmungsort dieser Waren auf der Grundlage von Platz und Bedarf bestimmt. Durch diese Zusammenarbeit wird sichergestellt, dass die Lieferkette reibungslos abläuft, wobei Beschaffung und Logistik zusammenarbeiten, um die Waren an ihren endgültigen Bestimmungsort zu transportieren und zu lagern.
Heutige Herausforderungen für Beschaffungsteams und Lösungen
Beschaffungsteams sehen sich je nach ihrer Rolle mit einer Vielzahl von Herausforderungen konfrontiert (z. B. Pflege von Einkaufsunterlagen, Transportkoordination, Beschaffung), was die Lösung dieses Problems zu einem komplexen Problem macht. Jeder Teil des Beschaffungsprozesses hat seine eigenen Probleme, so dass es schwierig ist, eine allgemeingültige Lösung zu finden. Ein gemeinsames Thema in der Branche ist jedoch die Verbesserung der Lieferantenbeziehungen.
Stärkere Lieferantenbeziehungen können dazu beitragen, die Lieferanten zu einem flexibleren Handeln zu motivieren. Dies ist besonders vorteilhaft, wenn es darum geht, auf Veränderungen in der Nachfrage oder der Verfügbarkeit des Angebots zu reagieren, was die Gesamteffizienz des Beschaffungsprozesses verbessert.
Nehmen wir zum Beispiel einen Lieferanten, der monatlich 10 Stück Kunststoffkiesel herstellt. Er liefert diese Kieselsteine an ein Unternehmen, das im Winter Kunststoff-Gartenartikel für den Frühjahrsverkauf herstellt. Das Beschaffungsteam muss eine gute Beziehung zu dem Lieferanten pflegen, um die rechtzeitige Lieferung von Materialien für die anstehende Nachfrage sicherzustellen. Diese Beziehung wird während der Hochsaison kritisch, wenn jede Verzögerung oder jeder Mangel die gesamte Lieferkette unterbrechen kann.
Zusätzlich zu den Lieferantenbeziehungen benötigen Beschaffungsexperten genaue Informationen über Waren- und Bestandsbewegungen. Aktuelle Lösungen bieten oft grundlegende Verfolgungsfunktionen, aber keine verwertbaren Erkenntnisse. Diese Einschränkung zwingt Beschaffungsteams dazu, viel Zeit mit der Kommunikation und der Eingabe von Daten in ERP-Systeme zu verbringen. Ohne detaillierte Einblicke in Echtzeit wird es schwierig, fundierte Entscheidungen zu treffen und den Beschaffungsprozess zu optimieren.
Außerdem bedeutet das Fehlen fortschrittlicher Verfolgungslösungen, dass die Beschaffungsteams oft mit unvollständigen oder veralteten Informationen arbeiten. Das Wissen, dass sich eine Lieferung mitten im Atlantik befindet, ist nicht hilfreich, wenn es keinen verwertbaren Einblick in die erwartete Lieferzeit oder mögliche Verzögerungen gibt. Daher benötigen Beschaffungsteams bessere Tools, die umfassende Echtzeitdaten liefern, damit sie proaktiv auf Störungen reagieren können.
Geopolitisches Risiko und Beschaffungsautomatisierung
Geopolitische Risiken am Standort des Lieferanten können unvorhersehbar sein und die Beschaffungsprozesse empfindlich stören. Diese Risiken können durch eine Vielzahl von Gründen verursacht werden, wie z. B. politische Instabilität, Handelsstreitigkeiten oder Naturkatastrophen, die Lieferketten unterbrechen oder die Kosten für Waren drastisch erhöhen können.
Stellen Sie sich das Szenario eines Einkäufers in Spanien vor, der wichtige Komponenten von einem Lieferanten in Portugal bezieht. Der Koordinator des Einkäufers ging während der Sommerferien für einige Wochen in Urlaub und verpasste eine wichtige E-Mail über eine 20-tägige Lieferverzögerung aufgrund eines lokalen Streiks. Da niemand die E-Mails des Koordinators während seiner Abwesenheit überprüfte, wusste das Unternehmen nichts von der Verzögerung. Infolgedessen zeigte das ERP-System weiterhin die ursprüngliche Lieferzusage an und verschleierte so die drohende Störung.
Diese Situation führte zu erheblichen finanziellen Verlusten, die auf 70 bis 80 Millionen Euro in nur fünf Tagen geschätzt wurden.
Automatisierung und fortschrittliche Technologien können eine entscheidende Rolle bei der Bewältigung dieser Herausforderungen spielen. Durch die Integration von KI und maschinellem Lernen in Beschaffungsprozesse können Unternehmen ihre Fähigkeit verbessern, geopolitische Risiken zu antizipieren und auf sie zu reagieren.
Automatisierte Systeme können auch verschiedene Datenquellen überwachen, potenzielle Probleme erkennen und verwertbare Erkenntnisse liefern, so dass die Beschaffungsteams schnell fundierte Entscheidungen treffen können. Dies hilft nicht nur, kostspielige Verzögerungen zu vermeiden, sondern ermöglicht auch eine flexiblere und widerstandsfähigere Lieferkette.
Zugang zu verborgener Beschaffungsintelligenz
Es ist kein Geheimnis, dass Kommunikation und wichtige Informationen oft über verschiedene Kanäle ausgetauscht und in unterschiedlichen Formaten gespeichert werden, wodurch leicht wichtige Details übersehen werden können. E-Mails, PDFs, Word-Dokumente und andere Dateitypen erfassen relevante Informationen zu verschiedenen Zeitpunkten im Kaufprozess, aber es ist schwierig, sie alle an einem Ort zu sammeln. Wenn man an unser Beispiel denkt, bei dem das Unternehmen eine E-Mail verpasst hat, weil ein Teammitglied im Urlaub war, kann man sich leicht vorstellen, wie so etwas passieren kann.
Diese Fragmentierung stellt derzeit eine der größten Herausforderungen für moderne Beschaffungsteams dar, da sie dazu führt, dass wichtige Informationen fehlen oder nicht zugänglich sind, was sich auf den Beschaffungsprozess auswirkt.
KI und maschinelles Lernen können diese Herausforderung meistern, indem sie Informationen kanal- und sprachübergreifend erfassen und überwachen und die Absicht hinter der Kommunikation verstehen. Diese Technologien erschließen wertvolle Erkenntnisse und stellen sie denjenigen zur Verfügung, die sie am dringendsten benötigen. So wird der Beschaffungsprozess rationalisiert und sichergestellt, dass keine Details übersehen werden.
Die Software von Holocene erweitert diese Fähigkeit, indem sie alle wichtigen Informationen in einer einzigen Plattform erfasst und verbindet. Durch diese Integration müssen die Lieferanten nicht mehr dasselbe SAP-System verwenden, so dass sich die Beschaffungsexperten auf höherwertige Aufgaben wie den Aufbau von Beziehungen konzentrieren können. Durch die Vereinfachung des Informationsmanagements ermöglicht Holocene den Beschaffungsteams, effizienter und effektiver zu arbeiten.
Holocene unterstützt den Aufbau von Beziehungen zwischen Beschaffungsfachleuten und Zulieferern
Holocene unterstützt den Aufbau von Beziehungen, indem es wichtige Informationen auf zwei Arten weitergibt: (1) Senden von Warnungen über mögliche Auswirkungen auf die Versorgung und (2) Überwachung der Lagerbestände, um Engpässe zu vermeiden. Wenn wir auf unser obiges Beispiel zurückkommen, bei dem es aufgrund eines lokalen Streiks zu einer Lieferverzögerung kam, hätte Holocene das Unternehmen gewarnt, so dass es im Voraus Maßnahmen ergreifen und mögliche finanzielle Verluste vermeiden konnte.
Zusätzlich zu den Warnmeldungen verfolgt Holocene kritische Rohstoffe für Kunden, um eine kontinuierliche Produktion zu gewährleisten und menschliche Fehler auszuschließen. Durch die Überwachung der Lagerbestände trägt Holocene dazu bei, unerwartete Produktionsstopps zu verhindern, und stellt sicher, dass alle kritischen Komponenten stets verfügbar sind. Diese umfassende Nachverfolgung bietet Beschaffungsteams einen klaren und genauen Überblick über ihre Lieferkette und erhöht die Transparenz und Verantwortlichkeit.
Bei Hunderten von Lieferanten, die verwaltet werden müssen, können Beschaffungsteams von Holocenes Fähigkeit profitieren, einen konsolidierten Überblick über alle Kommunikationen und Transaktionen zu erhalten.
Wie KI die aus Lieferanteninformationen gewonnene Intelligenz abbildet
Die Grundlage der Lieferantenbeziehungen besteht aus drei Hauptkomponenten: (1) der Posteingang des Käufers, in dem die E-Mail-Kommunikation stattfindet; (2) Dokumente wie PDFs und Excel-Tabellen, die zwischen den Parteien ausgetauscht werden; und (3) ERP-Daten, in denen Informationen aus den Lagern des einkaufenden Unternehmens gespeichert sind.
Diese Komponenten erfassen wichtige Details, aber oft auf fragmentierte und vertrauliche Weise, was die Konsolidierung und Validierung der Informationen erschwert.
Derzeit bietet keine Software einen umfassenden Überblick über den gesamten Beschaffungsprozess, was sowohl Transparenz als auch Rechenschaftspflicht verhindert. Selbst wenn Unstimmigkeiten in der E-Mail-Kommunikation oder in ERP-Systemen auftreten, sind die Daten oft zu sensibel, um sie in Besprechungen offen zu teilen. Dieser Mangel an datengestützter Transparenz bedeutet, dass Beschaffungsbeziehungen in hohem Maße auf Vertrauen und früheren Interaktionen beruhen und nicht auf harten Beweisen.
Holocene überbrückt diese Lücke, indem es alle relevanten Mitteilungen und Daten in einer einheitlichen Plattform erfasst und integriert.
Dies ermöglicht den Beschaffungsteams den Zugriff auf eine konsolidierte Ansicht des gesamten Prozesses, von der Auftragserteilung bis zum Wareneingang im Lager. Durch die Bereitstellung einer transparenten und nachvollziehbaren Ansicht stellt Holocene sicher, dass etwaige Engpässe oder Probleme schnell erkannt und behoben werden, wodurch die Zuverlässigkeit des gesamten Beschaffungsprozesses verbessert wird.
Diese Verbesserungen rationalisieren nicht nur die Kommunikation und reduzieren Fehler, sondern stärken auch die Beziehungen zu den Lieferanten. Wenn sich die Beschaffungsteams auf genaue Echtzeitdaten verlassen können, sind sie in der Lage, effektiver zu verhandeln und zu koordinieren, indem sie frühere Interaktionen nutzen und gleichzeitig über die nötigen Beweise für ihre Entscheidungen verfügen. Diese Kombination aus dem Aufbau von Beziehungen und datengestützten Erkenntnissen fördert eine flexiblere und widerstandsfähigere Lieferkette.
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